Skip to content

Käytä Excelin Seuraa muutoksia -ominaisuutta yhteistyöhön työkirjassa

19 de maaliskuu de 2021

Ennen kuin pyydät tiimisi jäseniä tarkistamaan Excel-laskentataulukot, ota Excel-version seuranta käyttöön jaetussa työkirjassa. Kun käytät Excelin vanhoja seurantamuutosominaisuuksia, näet kuka on tehnyt muutoksia laskentataulukkoon tai työkirjaan ja heidän tekemänsä muutokset. Kun tiimisi on saanut arvostelun päätökseen, vertaa alkuperäisiä tietojasi tarkistajien muutettuihin tietoihin. Hyväksy sitten tai hylkää muutokset ja poista Jäljitä muutokset käytöstä viimeistelläksesi asiakirjan.

Tämän artikkelin ohjeet koskevat Excel for Microsoft 365-, Excel 2019- ja Excel 2016 -sovelluksia.

Voitko seurata muutoksia Excelissä?

Kun haluat tiimisi tarkistavan ja muokkaavan Excel-työkirjaasi, sinulla on kaksi vaihtoehtoa. Jos kaikki tiimisi jäsenet käyttävät Excel for Microsoft 365 -ohjelmaa, yhteisjulkaisuominaisuus on yksinkertainen ja nopea tapa tarkistaa asiakirja. Jos haluat lisätietoja tehdyistä muutoksista tai jos tiimisi jäsenet työskentelevät vanhempien Excel-versioiden kanssa, käytä vanhaa Jäljitä muutokset -ominaisuutta.

Et löydä mahdollisuutta seurata muutoksia Excel for Microsoft 365: ssä ja Excel 2019: ssä Excel-valintanauhasta. Raidanvaihtokomennot näkyvät vain Excel 2016: n ja vanhempien versioiden Review-välilehdessä. Vaihtoehto on käytettävissä uudemmissa Excel-versioissa, mutta sinun on lisättävä siihen liittyvät raidanvaihtokomennot uuteen ryhmään Review-välilehdessä.

Microsoft suosittelee, että käytät jaettujen työkirjojen korvaavan Excelin yhteisjulkaisutoimintoa. Sisällöntuottajana näet muiden tekemät muutokset reaaliajassa, ja jokaisen henkilön muutokset voivat olla eri värejä. Sisällöntuottaja ei kuitenkaan seuraa muutoksia, etkä voi hylätä muutoksia palataksesi alkuperäisiin tietoihin. Sisällöntuotanto on käytettävissä vain Microsoft 365 -tilauksen kanssa.

Ota muutosten seuranta käyttöön Excelin uudemmissa versioissa

Vanhojen seurantaominaisuuksien ottaminen käyttöön Windowsissa:

  1. Mene Tiedosto -välilehti ja valitse Vaihtoehdot.

  2. vuonna Excel-asetukset valintaikkunassa Mukauta nauha.

  3. Valitse Valitse komento avattavasta nuolesta ja valitse Kaikki komennot.

  4. Valitse Mukauta nauha avattavasta nuolesta ja valitse Päävälilehdet.

  5. Laajenna ja korosta Arvostelu kategoria.

  6. Valitse Uusi ryhmä.

  7. Varmista, että Uusi ryhmä merkintä on korostettu ja valitse sitten Nimeä uudelleen.

  8. vuonna Nimeä uudelleen kirjoita ryhmän näyttönimi valintaikkunaan. Kirjoita esimerkiksi Jäljitä muutokset.

  9. Valitse OK soveltaa muutosta ja sulkea Nimeä uudelleen valintaikkuna.

  10. vuonna Excel-asetukset siirry valintaikkunaan Kaikki komennot ja valitse sitten jokin seuraavista:

    • Työkirjojen vertailu ja yhdistäminen (vanha)
    • Suojaa jakaminen (vanha)
    • Jaa työkirja (vanha)
    • Seuraa muutoksia (vanha)

    Kun olet valinnut jokaisen komennon, valitse Lisätä lisätä komento Review-välilehteen.

  11. Valitse OK soveltaa muutoksia ja sulkea Excel-asetukset valintaikkuna.

  12. Neljä raidanvaihtokomentoa ilmestyy Arvostelu välilehti luomassasi uudessa ryhmässä.

Kuinka seurata muutoksia Excelissä

Kun olet kirjoittanut kaikki tiedot laskentataulukkoon, ota käyttöön Seuraa muutokset -ominaisuus, ennen kuin annat Excel-työkirjan tarkastettavaksi.

  1. Mene Arvostelu -välilehti ja valitse Jäljitä muutokset > Korosta muutokset.

  2. vuonna Korosta muutokset valintaikkunassa, valitse Seuraa muutoksia muokkauksen aikana valintaruutu.

  3. Valitse Kun valintaruutu ja aseta se arvoon Kaikki.

  4. Valitse WHO valintaruutu ja aseta se arvoon Kaikki.

  5. Valitse Korosta muutokset näytöllä valintaruutu.

  6. Valitse OK.

  7. Sen Arvostelu -välilehdellä Jaa työkirja.

  8. vuonna Jaa työkirja siirry valintaikkunaan Muokkaaminen -välilehti ja valitse Käytä vanhaa jaettua työkirjaominaisuutta uuden yhteiskirjoituskokemuksen sijaan valintaruutu.

  9. Valitse OK.

  10. Sen Arvostelu -välilehdellä Suojaa jaettu työkirja.

  11. vuonna Suojaa jaettu työkirja valintaikkunassa, valitse Jakaminen raidan muutosten kanssa valintaruutu.

  12. Valitse OK.

Jaa työkirja

Kun jaettu työkirjasi on valmis tarkistettavaksi, lähetä tiedosto sijaintiin, johon tiimisi jäsenet voivat käyttää. Lataa esimerkiksi työkirja SharePoint-sivustoon, OneDrive-kansioon tai Dropboxiin.

Seuraa muutoksia -ominaisuus ei toimi taulukoiden sisältävien työkirjojen kanssa. Taulukot on muunnettava alueeksi.

Kun työkirja on ladattu, ilmoita tiimisi jäsenille, että tiedosto on valmis tarkistettavaksi. Yksi tapa tehdä tämä on käyttää Share-ominaisuutta Excelissä.

Jos sinulla ei ole tilaa, joka olisi kaikkien arvostelijoiden käytettävissä, lähetä työkirjatiedosto jokaiselle arvostelijalle.

Kuinka tarkastella ja hyväksyä muutoksia

Kun kaikilla arvostelijoillasi on ollut mahdollisuus tarkistaa ja muokata työkirjaa, on aika hyväksyä tai hylätä nämä muutokset.

  1. Mene Arvostelu -välilehti ja valitse Jäljitä muutokset > Hyväksy tai hylkää muutokset.

  2. vuonna Valitse Hyväksy tai Hylkää muutokset tyhjennä valintaikkuna Missä valintaruutu hyväksyä tai hylätä muutokset koko työkirjaan.

  3. Valitse OK.

  4. Valitse jokaiselle muutokselle joko Hyväksyä tai Hylätä.

Kuinka seurata muutosten seuranta

Kun tarkistus on valmis, et halua jatkaa työkirjaan tehtyjen muutosten seuraamista, poista Seuraa muutokset -ominaisuus käytöstä.

  1. Mene Arvostelu -välilehti ja valitse Jäljitä muutokset > Korosta muutokset.

  2. vuonna Korosta muutokset tyhjennä kaikki valintaruudut.

  3. Valitse OK.