Skip to content

Korjaa neuvottelupuhelut käsittelemällä nämä 7 ongelmaa

20 de maaliskuu de 2021

Ääni-neuvottelupuheluilla on monia etuja liike- ja sosiaalikokouksiin, mutta niillä on omat yleiset ongelmansa. Niiden puuttuminen voi tarkoittaa eroa ammattitaitoisen, tehokkaan, tehokkaan kokouksen ja tuskin ymmärretyn köyhän miehen neuvottelupuhelun välillä, joka ei saavuta sen tavoitteita. Tässä on seitsemän yleistä ongelmaa ja niiden korjaaminen.

Taustamelu

Tämä on mikä tahansa melu, joka tulee osallistujalta heidän äänensä lisäksi, kuten tuolien kolinaa, taustahäiriöitä, koneiden ääniä, paperin kahinaa jne. Saat nämä äänet lähinnä osallistujien kanssa, jotka käyttävät VoIP-protokollaa (Voice over Internet Protocol), koska perinteinen puhelin matkapuhelimessa on omistetut ja lyhyen kantaman mikrofonit, kun taas VoIP toimii älykkäämmällä laitteen kantaman mikrofonin kanssa. Esimerkki on kannettavien tietokoneiden mikrofonijärjestelmä. Jotkut ihmiset osallistuvat konferensseihin käyttämällä laitettaan handsfree-laitteella.

Ainoa tapa korjata tilanne on saada osallistujat tietämään aiheuttamistaan ​​häiriöistä, mikä on parasta tehdä viestinnällä ennen neuvottelupuhelua. Voit esimerkiksi haluta jakaa järjestäjänä sähköpostin neuvottelupuhelun etiketistä ennen istuntoa.

Kaiku

Kaiku voi olla osa taustamelua, mutta se on teknisempää. Konferenssipuheluun osallistuvalla henkilöllä voi olla ongelmia puhelimensa kanssa – ehkä siitä puuttuu esimerkiksi kaiun peruutus.

Joku, jolla on kaikua, pyydetään yleensä katkaisemaan puhelin. Joten jälleen, ennakoiva tietoisuus neuvottelupuhelussa käytettävien puhelinten ja muiden laitteiden teknisistä ongelmista on tärkeää.

Läsnäolon hallinnan puute

Ääni-neuvottelupuhelussa käytät vain yhtä aistejasi: kuuloasi. Et näe ihmisiä, joiden kanssa puhut tai kuuntelet. Ellet seuraa kokoustilaisuuksien kutakin sisäänkäyntiä ja poistumista, saatat olla tietämätön yleisösi läsnäolosta syvälle konferenssiin.

Tämä ongelma on toistaiseksi ilman lopullista ratkaisua. Ensimmäinen työkalu, joka tarjoaa kaikenlaista läsnäolon hallintaa, on UberConference, jonka avulla voit nähdä kuka puhuu, kuka on täällä, kuka ei ja niin edelleen. Useat tällaiset työkalut ovat kasvaneet viime aikoina, joissakin on mielenkiintoisia visuaalisia rajapintoja, jotka edustavat osallistujia kuvakkeilla. Paras tapa hallita osallistujien läsnäoloa voi silti olla yksinkertainen etiketti: Pyydä jokaista henkilöä ilmoittamaan tuloistaan ​​ja menoistaan ​​kohteliaisuutena.

Musiikki pidossa

Ihmiset yleensä hoitavat puhelimiensa käyttöliittymän henkilökohtaiseen käyttöön, mutta eivät koskaan neuvottelupuheluihin. Vaikka pidätetylle henkilölle saattaa olla mukavaa kuulla musiikkia, se aiheuttaa haittaa neuvottelupuhelussa. Jotkut osallistujat saattavat pidättää konferenssin, kun he esimerkiksi osallistuvat johonkin muuhun puheluun tai tehtävään, mikä lisää tahattomasti rytmistä tunnelmaa konferenssiin. Tässäkin tapauksessa alustava konferenssietiikkaa koskeva tietoisuuskampanja kannattaa.

Johtajuuden puute

Joissain tapauksissa, jos ryhmällä ei ole johtajaa, sen sijaan johtaa kaaos. Tämä on erityisen todennäköistä konferenssiympäristössä. Yhden henkilön tulisi ohjata keskustelua varmistaakseen, että kaikille annetaan riittävästi aikaa puhua ja tarvittavaa huomiota, ja saada asiat takaisin raiteilleen, jos on olemassa harhauttavia tai suoria ristiriitoja.

Materiaalien ja asiakirjojen huono hallinta

Monissa konferensseissa viitataan asiakirjoihin, materiaaleihin ja työkaluihin. Tällaisen tiedon väärä levittäminen saa jotkut osallistujat olemaan pimeässä tietyissä kohdissa aiheuttaen siten kiinnostusta. Levitä sitten asiaankuuluvat tiedot ja asiakirjat kaikille osallistujille hyvissä ajoin ennen konferenssin alkua.

Toinen, parempi tapa on käyttää verkkotyökaluja, jotka mahdollistavat vuorovaikutuksen tällaisten materiaalien kanssa.

Huono puhelun laatu

Tätä tapahtuu usein VoIP-palvelun kanssa, mikä riippuu useista tekijöistä, kuten kaistanleveydestä, koodekeista, puhelimista ja muista laitteista. Tähän ei voi tehdä paljon, jos olet konferenssin johtaja tai järjestäjä. Huonosta äänenlaadusta kärsivän osallistujan on käsiteltävä teknisiä ongelmia puolellaan.