Skip to content

Mikä on SharePoint ja mitä se tekee?

5 de heinäkuu de 2021

SharePoint on Microsoftin yhteistyöalusta, joka on samanlainen kuin Google Drive, mutta paljon muuta. Se on paikka, jossa tiimin jäsenet voivat kommunikoida, vaihtaa tietoja ja työskennellä yhdessä; jaettu tiedostovarasto, blogi, verkkosisällönhallintajärjestelmä ja intranet. Tämän artikkelin tiedot ja ohjeet koskevat SharePoint Onlinen, SharePoint Server 2019: n, SharePoint Server 2016: n, SharePoint Foundation 2013: n, SharePoint Server 2013 Enterprise: n, SharePoint Foundation 2010: n ja SharePoint Server 2010: n.

SharePoint parannettuna tiedostona

Muutama vuosi sitten huipputason Microsoft-yhteistyössä oli kaksi komponenttia: Exchange, joka toimitti sähköpostia ja jaettuja kalentereita, sekä verkkotiedostot. Näissä asemissa, joiden muistat ehkä käyttäneen asemakirjaimia, kuten ”S” ja ”X”, olivat tiedostot, joihin koko tiimisi pääsi käsiksi, mutta vain yksi henkilö voi muokata niitä kerrallaan. Voit kiertää ne kopioimalla ne paikalliselle koneellesi ja muokkaamalla niitä siellä. Tämä johtaisi joskus sekaannukseen, paljon päällekirjoittamiseen ja salaisiin tiedostojen nimiin. Microsoft loi SharePointin, joka tarjosi muutamia etuja:

  • Tiedostojen versiointi: Tämä tarkoittaa, että sinulla voi olla yksi ”Tärkeä raportti.doc” -tiedosto. SharePoint hoitaisi ”versio 1”, ”versio 2” jne. Se tarjosi jopa kommentointitoiminnon, joten voit kuvata mitä muutoksia tämä muutos toi, esim. ”Tämä sisältää Aaronin kommentit”.
  • Sisään- ja uloskirjautuminen: Käyttäjän kyky lukita tiedosto toisen käyttäjän tekemiltä muutoksilta. Jos joku yritti käyttää tiedostoa, jonka toinen käyttäjä on kirjautunut ulos, SharePoint kehottaa häntä lataamaan sen paikallisesti, mutta varoittaa myös, että tehdyt muutokset eivät välttämättä ole synkronoituja nykyisen käyttäjän kanssa. Tämä tarjosi yksinkertaisen työnkulun, jossa ainakin jonkun pitäisi odottaa, kunnes toinen henkilö on valmis. Uudemmat versiot jopa tarjoavat ilmoituksen henkilölle, kun tiedosto vapautetaan.
  • Tehokas indeksointi ja haku: Tästä tuli kulmakivi, kun maailma tottui Googlen hakemiseen kaikkeen. Menneet ovat päivät, jolloin sinun tarvitsee kaivaa läpi tusinaa kansiotasoa ja toivoa, että muistat ne aivan oikein.
  • Web-käyttöliittymä: Tämä yhdistettynä parannettuun hakuun teki SharePointista yhden luukun yrityksen sisältöön liittyvää yhteistyötä varten.
  • Integrointi Windows-sovelluksiin: Mahdollisuus saada tiedosto SharePointista Tiedosto > Avata valintaikkunat, jotka näkyvät Windows-ohjelmissa, kuten Microsoft Office.

Älykkäässä liikkeessä Microsoft säilytti myös vanhan tiedostotaajuuskonseptin, mikä tarkoittaa, että voit avata Excel-tiedoston X-asemastasi, muokata sitä ja tallentaa sen, kuten aiemmin. Kuitenkin taustalla SharePoint tarkisti tiedoston puolestasi, tarkisti sen sitten uudelleen ja versioi sen puolestasi. Nämä ominaisuudet ovat edelleen olemassa ja toimivat hyvin, mutta SharePoint on nykyään muutakin kuin hienoa tiedostoa.

Microsoft 365 ja SharePoint Collaboration Platform

Kun Google, Apple, DropBox ja muut paransivat pilvipalveluidensa ominaisuuksia, Microsoft työskenteli yksin. Uusi tiedostojenjakopalvelu SkyDrive (nyt OneDrive) otti haltuunsa yksinkertaisen tiedostojen jakamisen. Tämän myötä SharePointista tuli tärkeä osa Microsoftin 365-tuotetta, joka yhdisti pilvipohjaisen yhteistyön tilauspohjaiseen pääsyyn Officeen. SharePoint on verkkosisältöalusta, mutta ei tarkalleen WordPress tai Squarespace, jonka todennäköisesti liität tähän termiin. Voisit käyttää SharePointia sivujen luomiseen ja julkaisemiseen verkkosivustona, mutta voit myös luoda sivuston osastotiimille ja pudottaa sitten Web-osat siihen, joka saattaa sisältää blogin ilmoituksilla, luettelon tiimin jäsenistä Exchangesta, kirjaston asiakirjoja ja Excel-työkirjan ohjaama ruudukko. Koska julkinen web CMS, se oli riittävä, mutta intranetinä, joka pystyi näyttämään bittiä yritystietoja, se oli melko siisti.

Mikä on SharePoint Today?

Tämän päivän SharePoint perustuu vahvuuksiinsa ja on yhteensopiva Windows-, macOS-, Android-, iOS- ja verkkoselainten kanssa. Siinä on sama sivuston käsite, mutta uusimmissa versioissa otettiin käyttöön mahdollisuus lisätä sovelluksia kyseiseen sivustoon. Kolmannen osapuolen kehittäjillä on jopa markkinapaikka, jossa he voivat tarjota omia.

SharePoint on kuin kotipesä tiimillesi, johon voit kerätä tiedostoja, keskusteluja, ilmoituksia ja melkein mitä tahansa muuta kuviteltavaa yhteistyötä.

Vinkkejä SharePointin käyttöön

  • SharePoint on saatavana osana Microsoft 365: tä, mutta vain yritystileille. Näillä tileillä voi olla niin vähän kuin 5 dollaria kuukaudessa.
  • SharePointin keskeinen käsite on Sivusto. Sinun on ensin määritettävä sivusto ja sitten voit lisätä siihen sisältöä tai widgetejä.
  • Vaikka SharePoint oli aikaisemmin CMS, kuten WordPress, johon syötit sisältöä ja se julkaistiin julkisella verkkosivustolla, Microsoft 365 -versiota käytetään yleisemmin yhteistyötilana.