Skip to content

Mikä on Yhdistäminen?

2 de toukokuu de 2021

Yhdistäminen on Microsoft Word -työkalu, jonka avulla voit helposti muokata asiakirjan yhtä osaa ainutlaatuisilla tietoelementeillä. Oletetaan esimerkiksi, että haluat kirjoittaa lomakirjeen ja lähettää sen 20 henkilölle. Voit kirjoittaa kirjeen ja luoda yhdistämisen tulostaaksesi sen 20 eri tervehdyksellä (Dear Sue, Dear Jack, Dear Peggy jne.). Yhdistäminen toimii yhdistämällä tietokanta asiakirjaasi. Tietokanta sisältää ainutlaatuiset elementit (Sue, Jack, Peggy jne.) Ja asiakirja on kirjeesi, lasku, tarrasetti tai muu tiedosto. Yhdistäminen säästää aikaa ja vaivaa, koska se automatisoi yhden ainutlaatuisen tiedon syöttämisen asiakirjaan.

Postin yhdistämisen käyttötavat

Yhdistämisen avulla voit luoda minkä tahansa tyyppisiä painettuja asiakirjoja sekä sähköisiä asiakirjoja. Tässä on joitain esimerkkejä asiakirjatyypeistä:

  • Luettelot
  • Varastot
  • Laskut
  • Tarrat
  • Kirjekuoret
  • Ja tietysti kirjeitä

Ajan säästämisen lisäksi postin yhdistäminen voi parantaa luomiesi asiakirjojen tehokkuutta. Esimerkiksi mukauttamalla kirjaimia tietyillä nimillä tai muilla elementeillä esität kiillotetun, henkilökohtaisen kuvan.

Postin yhdistämisen anatomia

Kuten edellä mainittiin, postin yhdistäminen koostuu kahdesta pääosasta: asiakirjasta ja tietolähteestä tai tietokannasta. Word yksinkertaistaa työtäsi antamalla sinun käyttää muita Office-sovelluksia, kuten Excel tai Outlook, tietolähteinä. Jos sinulla on täydellinen Office-paketti, on helppoa ja kätevää käyttää yhtä näistä sovelluksista tietolähteenä. Voit esimerkiksi käyttää yhteystietoja, jotka olet jo kirjoittanut Outlookiin, mikä säästää vaivaa syöttää ne uudelleen Wordiin. Olemassa oleva Excel-laskentataulukko antaa sinulle entistä suuremman joustavuuden tietojesi suhteen. Jos sinulla on vain Word, voit silti käyttää postin yhdistämistoimintoa. Wordilla on kyky luoda oma täysin muokattava tietolähde.

Sähköpostin yhdistämisen määrittäminen

Postin yhdistäminen saattaa tuntua monimutkaiselta ja monimutkaiselta. Word kuitenkin yksinkertaistaa yleisten käyttötapojen määritystä ohjattujen toimintojen avulla, jotka opastavat sinut yhdistämään asiakirjasi tietokantaan. Yleensä voit suorittaa koko prosessin alle 10 vaiheessa, mukaan lukien virheiden löytäminen ja korjaaminen. Se on vähemmän kuin asiakirjan manuaalinen valmistelu vie paljon vähemmän aikaa ja vaivaa.