Skip to content

Vinkkejä online-kokousetikettiin

19 de maaliskuu de 2021

Kun niin monet yritykset päättävät nyt järjestää tärkeitä kokouksia verkossa, aktiivisesta ja arvokkaasta online-kokouksen osanottajasta on tullut tärkeä työpaikan taito. Verkkokokoukset luovat loistavan mahdollisuuden ajatusten vaihtoon hajallaan olevien työntekijöiden välillä, jotka eivät välttämättä pääse säännöllisesti olemaan vuorovaikutuksessa, vakiinnuttamalla heidät arvokkaiksi tiimin jäseniksi ja luomalla toveruutta työntekijöiden keskuudessa. Alla olevat vinkit auttavat sinua oppimaan lisää osallistumisesta verkkokokoukseen.

Olla ajallaan

Jos jokin estää sinua osallistumasta verkkokokoukseen ajoissa, ilmoita siitä järjestäjälle. Muista, että online-kokousohjelmisto antaa osallistujille tietää, kuka kirjautuu sisään ja milloin. Tämä tarkoittaa, että et voi liittyä kokoukseen puoli tuntia myöhässä huomaamatta. Verkkokokouksen myöhästyminen on yhtä epäkunnioittavaa kuin käveleminen kokoushuoneeseen myöhään.

Pidä tauko etukäteen

Verkkokokoukset eivät yleensä jatku tuntikausia, joten sinulla ei ole luonnollista taukoa anteeksi. Myös Internetissä järjestettävät kokoukset ovat yleensä nopeatempoisia, ja ihmiset saattavat jopa olla haluttomia tai ärtyneitä joutuessaan pysähtymään ja odottamaan, kunnes palaat heille jatkamaan keskustelua. Tartu siis lasilliseen vettä tai mene vessaan ennen kokousta. Älä myöskään livahtaa ulos kokouksesta ilmoittamatta kenellekään; et koskaan tiedä, milloin joku saattaa esittää sinulle kysymyksen. Jos sinulla on hätätilanne, ilmoita kokouksen järjestäjälle, että sinun on poistuttava muutamaksi minuutiksi, ja ilmoitat heille, kun olet palannut. Paras tapa tehdä tämä on online-kokousohjelmiston chat-palvelun kautta, jotta et häiritse esittäjää.

Pidä ammattimainen käytös

Vaikka voisit käydä online-kokouksessa mukavasti työpöydältäsi tai jopa kodistasi, äänesi ei pitäisi olla yhtä muodollinen kuin jos olisit kokoushuoneessa, ikäisesi ja esimiehesi ympäröimänä. Tämä tarkoittaa, että sinun tulisi pitää kaikki kommentit kissoistasi tai lapsistasi poissa, vaikka he olisivat seuraavassa huoneessa. Tämä osoittaa, että olet luotettava ammattilainen, joka pystyy pitämään koti- ja työelämäsi erillään, vaikka heillä olisi sama katto.

Älä suunnittele vain kuuntelua

Pelkästään siksi, että kokous on verkossa, ei ole tekosyötä työskennellä jonkin muun suhteen vain kuunnellessasi. Jos sinut on kutsuttu kokoukseen, se johtuu siitä, että juontaja arvioi syötteesi. Vaikka osallistumismahdollisuuksia ei olisikaan paljon, kannattaa silti tehdä aktiivisesti muistiinpanoja. Verkkokokouksessa, jossa sattuit työskentelemään jonkin muun kanssa, voi olla vain jotain, joka osoittautuu sinulle tärkeäksi. Jos sinun on suoritettava mikä tahansa työ samana päivänä kuin kokous, ilmoita joko, ettet ole käytettävissä kokoukseen sinä päivänä, tai järjestä itsesi riittävän hyvin, jotta sinun ei tarvitse tehdä sitä läpi.

Tee osallistumisesta kohta

Olipa kysymys kysymys kysymys- ja vastausistunnon aikana, tiimisi saavutusten jakaminen tai mikä tahansa muu sopiva tarina tai idea, suunnittele mielipiteesi kokouksessa. Jokainen hyvä isäntä pyytää panosta kokouksen aikana, eikä viettää koko aikaa vain puhumalla tiimissä. Käytä tätä tilaisuutena osoittaa, että olet paitsi läsnä myös kiinnität huomiota. Sano nimesi ennen kuin puhut, jotta osallistujat tietävät, kuka puhuu heille. Muista, että sinun tulee puhua luottavaisesti ja selkeästi, kuten tekisit henkilökohtaisen tapaamisen aikana. Jos yrityksesi ei ole epävirallisella kielellä, pidättäydy sen käytöstä, vaikka online-asetus saattaa tuntua epävirallisemmalta kuin kasvokkain.

Harjoittele ennen kokousta

Jos sinua on pyydetty jakamaan dian tai pitämään esitys kokouksen aikana, sinun on varmistettava, että se tapahtuu paitsi järjestäjän vaatimien standardien mukaisesti, että olet myös harjoitellut materiaaliesi toimittamista. Jos tämä on ensimmäinen online-tapaamisesi tietyn ohjelmiston avulla, kysy kokouksen järjestäjältä, voisivatko he tehdä kuivajuoksun kanssasi, varmistaaksesi, että olet tyytyväinen ohjelmiston käyttöön. Jos olet jo perehtynyt ohjelmistoon, harjoittele vain esitystä. Tiedä mitä aiot sanoa, ja vältä lukemista vihjeestä esityksen aikana. Tiettyjen tosiseikkojen ja lukujen lukeminen on hienoa, mutta et halua kuulostaa niiltä puhelinmarkkinointioperaattoreilta, jotka soittavat sinulle kylmästi. Varmista, että esitys sujuu ja toimitetaan sujuvasti.

Älä puhu vuorostaan

Jos on jonkun toisen vuoro esiintyä, anna heidän lopettaa keskeytyksettä. Odota, kunnes ne ovat valmiit, ja kommentoi tai kysy sitten. Ellei juontaja ole ilmoittanut, että osallistujien on hyvä keskeyttää esitys, pidättäydy puhumasta, kun on jonkun toisen vuoro. Muuten kokous viivästyy, mutta se voi myös mennä aiheen ulkopuolelle. Muista, että online-kokouksiin osallistuvilla ei ole mahdollisuutta antaa visuaalisia vihjeitä, jotka he haluaisivat puhua, antaen esittäjän kertoa siististi haluamansa kohta ennen kommentin tai kysymyksen ottamista. Joten kaikki keskeytykset ovat ääniä, mikä häiritsee kokouksen luonnollista kulkua.

Noudattamalla yllä olevia vinkkejä voit varmistaa, että sinua ei pidetä vain ammattilaisena, vaan että tiedät kuinka käyttäytyä online-kokouksessa. Vaikka monet pitävät Internetiä melko epävirallisena välineenä, työpaikalla käytettynä se silti vaatii samaa kohteliaisuutta kuin olisit tekemisissä kollegoiden kanssa kasvokkain.