Skip to content

Visualisoi tietosi paremmin hyödyllisillä Excel-koontinäytöillä

20 de maaliskuu de 2021

Microsoft Excel -hallintapaneelin luominen edellyttää tietojen hankkimista useista lähteistä, jotta voit tarkastella kyseisiä tietoja yhdessä paikassa. Excel tarjoaa erilaisia ​​tapoja tehdä tämä, mikä tekee siitä yhden tehokkaimmista kojelaudan raportointityökaluista, joita voit käyttää.

Tämän opetusohjelman tiedot koskevat Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 ja Excel for Mac.

Mikä on Excel-koontinäyttö?

Tietopaneeli on työkalu, jonka avulla voit seurata ja analysoida visuaalisesti sinulle tärkeimpiä mittareita. Voit käyttää koontinäyttöä seuraamaan liiketoimintasi, valmistusprosessin tehokkuutta tai myyntiosastosi henkilöstön suorituskykyä.

Hallintapaneelin käytöstä riippumatta käsite on aina sama: Tausta-laskentataulukot vetävät tietoja tiedostoista, palveluista tai API-yhteyksistä tietokantoihin ja muihin lähteisiin. Pääarkki näyttää näiden useiden arkkien tiedot yhdessä paikassa, jossa voit tarkastella kaikkia yhdellä silmäyksellä.

Tyypillisiä elementtejä datan hallintapaneelista Excelissä ovat:

  • Kaaviot
  • Kaaviot
  • Mittarit
  • Kartat

Voit luoda kahden tyyppisiä koontinäyttöjä. Kojelautaraportointia varten voit luoda a staattinen kojelauta muiden arkkien tiedoista, jotka voit lähettää jollekulle Word- tai PowerPoint-raportissa. A dynaaminen kojelauta on yksi, jota ihmiset voivat tarkastella Excelissä, ja se päivittyy aina, kun muiden taulukoiden tiedot päivitetään.

Tietojen tuominen Excel-hallintapaneeliin

Excel-koontinäytön luomisen ensimmäinen vaihe on tietojen tuominen laskentataulukoihin eri lähteistä.

Mahdollisia lähteitä tietojen tuomiseen Exceliin ovat:

  • Muut Excel-työkirjatiedostot
  • Teksti-, CSV-, XML- tai JSON-tiedostot
  • SQL-tietokanta
  • Microsoft Access
  • Azure Data Explorer
  • Facebook ja muut verkkosivut
  • Mikä tahansa muu tietokanta, joka tukee ODBC: tä tai OLEDB: tä
  • Verkkolähteet (kaikki verkkosivustot, jotka sisältävät tietotaulukoita)

Niin monien potentiaalisten tietolähteiden kanssa on rajattomasti mahdollista, mitä tietoja voit tuoda Exceliin hyödyllisten koontinäyttöjen luomiseksi.

Tietolähteen tuominen:

  1. Avaa tyhjä Excel-laskentataulukko. Valitse Tiedot -valikossa ja Hae tietoja avattavasta valikosta, valitse haluamasi tietotyyppi ja valitse sitten tietolähde.

  2. Selaa tiedostoon tai muuhun tietolähteeseen, jonka haluat tuoda, ja valitse se. Valitse Tuonti.

  3. Valitun tietolähteen tyypistä riippuen näet erilaisia ​​valintaikkunoita tietojen muuntamiseksi Excel-laskentataulukkomuodoksi.

  4. Arkki täytetään kaikilla ulkoisen tiedoston tai tietokannan tiedoilla.

  5. Päivitä tiedot niin, että ne lataavat säännöllisesti ulkoiseen tietolähteeseen tehdyt muutokset, valitsemalla virkistää -kuvake oikeassa reunassa Kyselyt ja yhteydet ruudusta.

  6. Valitse kolme pistettä vieressä MUOKATA -linkkiä päivitysikkunan alaosassa ja valitse Ominaisuudet.

  7. Määritä tiedot päivittymään tietolähteestä säännöllisin väliajoin asettamalla Päivitä xx minuutin välein mihin väliin haluat päivittää tiedot.

    Tietojen päivittäminen ulkoisista lähteistä on hyödyllistä, mutta se voi kuluttaa suorittimen aikaa, jos teet päivitystaajuuden liian usein. Valitse virkistystaajuus, joka pitää tiedot ajan tasalla niin usein kuin muuttuu lähteessä, mutta ei niin usein, että kopioit vain samat tiedot joka kerta.

  8. Toista yllä oleva prosessi uusissa erillisissä laskentataulukoissa, kunnes olet tuonut kaikki tiedot, joita haluat käyttää uudessa hallintapaneelissasi.

  9. Luo lopuksi uusi laskentataulukko, aseta se työkirjan ensimmäiseksi laskentataulukoksi ja nimeä se uudelleen Kojelauta.

Kuinka luoda Excel-hallintapaneeli

Nyt kun sinulla on kaikki tarvitsemasi tiedot Excel-työkirjassa ja kaikki nämä tiedot päivittyvät automaattisesti, on aika luoda reaaliaikainen Excel-hallintapaneeli.

Alla olevassa esimerkkikojelaudassa käytetään säätietoja verkkosivustoilta ympäri Internetiä.

Toisinaan, kun tuot tietoja ulkoisista lähteistä, et voi kartoittaa tuotuja tietoja. Korjaus tähän on luoda uusi laskentataulukko ja kirjoita jokaiseen soluun = muunna ( ja valitse tiedot tuodusta laskentataulukosta. Yksikköparametreille valitse vain samat parametrit ennen ja jälkeen. Täytä koko taulukko samalla toiminnolla, jotta kaikki tiedot kopioidaan uudelle taulukolle ja muunnetaan numeroiksi, joita voit käyttää kojelautaan luomissasi eri kaavioissa.

  1. Luo Pylväsdiagrammi näyttää yhden pisteen dataa. Esimerkiksi nykyisen suhteellisen kosteuden (0-100 prosenttia) näyttämiseksi luot pylväsdiagrammin, jossa 0 prosenttia on alin ja 100 prosenttia korkein kohta. Valitse ensin Lisää -valikko ja valitse sitten 2D-klusteroitu sarake pylväsdiagrammi.

  2. vuonna Kaavion suunnittelu -valikosta Tiedot Valitse ryhmä Valitse Data.

  3. vuonna Valitse tietolähde avautuvassa ikkunassa napsauta Kaavion data-alue ja valitse sitten tietolaskentataulukon solu, jonka haluat näyttää tämän pylväskaavion kanssa.

  4. Muuta kaavion otsikko vastaamaan näytettyjä tietoja. Päivitä akselirajat 0-100 prosenttiin. Siirrä sitten kaavio viivan alueelle, jossa haluat näyttää sen.

  5. Toista samat vaiheet luodaksesi pylväskaavioita muille yksittäisille datapisteille, jotka haluat kaavioida. Tee akselialue pienimmälle ja suurimmalle noille mittauksille. Esimerkiksi hyvä ilmanpaineen alue olisi 28-32.

    Oikean tietoalueen valinta on tärkeää, koska jos käytät vain oletusarvoa, asteikko voi olla liian suuri tiedoille, jättäen enimmäkseen tyhjiä pylväskaavioita. Pidä sen sijaan akselivälin vähimmäis- ja enimmäispää vain hieman matalampi ja korkeampi kuin tietojen äärimmäiset mahdolliset arvot.

  6. Luo Viivakaavio näyttääksesi datatrendin. Voit esimerkiksi näyttää paikallisen lämpötilan historian lähialueellasi luomalla viivakaavion, joka kattaa viimeisen päivien määrän tietoja, jotka voit tuoda sääverkkosivustotaulukosta. Valitse ensin Lisää-valikko ja valitse 2D-alue kartoittaa.

  7. vuonna Kaavion suunnittelu -valikosta Tiedot Valitse ryhmä Valitse Data.

  8. vuonna Valitse tietolähde avautuvassa ikkunassa napsauta Kaavion data-alue ja valitse sitten solut tietolaskentataulukossa, jonka haluat näyttää tämän viivakaavion kanssa.

  9. Muuta kaavion otsikko vastaamaan näytämiäsi tietoja ja siirrä kaavio viivan alueelle, jossa haluat näyttää sen.

    Kaaviot ovat erittäin joustavia, kun ne sijoitetaan kojelautaan. Voit muuttaa kaavio-widgetin sijaintia sekä kokoa ja muotoa. Käytä tätä joustavuutta suunnitellessasi järjestäytyneitä koontinäyttöjä, jotka tarjoavat käyttäjälle mahdollisimman paljon tietoa pienimmässä tilassa.

  10. Luo Tekstilaatikko näyttääksesi merkkijonotiedot tuotuista taulukoista. Jos haluat esimerkiksi nähdä säävaroituspäivitykset hallintapaneelissasi, linkitä tekstiruudun sisältö tuotun tietolomakkeen soluun. Voit tehdä tämän valitsemalla Lisää valikossa Tekstija valitse sitten Tekstilaatikko.

  11. Aseta hiiren kohdistin kaavakenttään, kirjoita = ja valitse sitten tuodun tietotaulukon solu, joka sisältää näytettävät merkkijonotiedot.

  12. Valitse tekstiruutu ja käytä Muotoile muoto oikealla olevasta ikkunasta muotoilla kojelaudan tekstinäyttöalue.

  13. Voit myös vertailla kahta datapistettä tuoduissa tietolomakkeissasi ympyräkaaviot. Voit esimerkiksi näyttää suhteellisen kosteuden ympyräkaaviona. Valitse ensin tiedot, jotka haluat näyttää, ja Lisää -valikosta 2D-piirakka kartoittaa.

    Ympyrädiagrammit vertaavat kahta tai useampaa arvoa. Jos näytät suhteellisen kosteuden kaltaisen prosenttiosuuden, sinun on ehkä luotava manuaalisesti toinen solu, joka vähentää arvon 100 prosentista toiselle arvolle verrataksesi sitä. Tuloksena on ympyrädiagrammi, joka näyttää prosentuaalisen arvon osana mahdollista mahdollista 100 prosenttia.

  14. Muuta kaavion otsikko vastaamaan näytämiäsi tietoja ja siirrä sitten kaavio viivan alueelle, jossa haluat näyttää sen.

  15. Lisäämällä erilaisia ​​tietojen kartoitustyyppejä voit luoda hyödyllisen kojelaudan, joka näyttää kaiken tyyppiset tiedot yhdessä kätevässä kojelaudassa.

Lisää visuaalinen valitus ja konteksti värillä

Toinen tapa lisätä selkeyttä hallintapaneeliin on antaa pylväskaavioille liukuväritäyttö, joka kuvaa varoitusvärin punaisena tietojen alueilla, jotka eivät ehkä ole hyviä.

Esimerkiksi, jos haluat osoittaa, että yli 75%: n suhteellinen kosteus on epämiellyttävä, voit muuttaa yksittäisen pylväsdiagrammin kaltevuusetäisyyttä vastaavasti. Näin.

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella pylväskaavion ulkoreunaa ja valitse Muotoile kaavion alue.

  2. Valitse Täyttää -kuvake Muotoile kaavion alue ruudusta ja vaihda valintaksi Liukuväri.

  3. Valitse kukin tason kuvake gradientin täyttöriviltä ja muuta väriä ja tummuutta vastaamaan kuinka hyvä tai huono taso on. Tässä esimerkissä korkea suhteellinen kosteus haalistuu tummanpunaiseksi.

  4. Toista tämä prosessi kaikille kaavioille, joissa värikontekstien lisääminen kaavioon on järkevää kyseiselle datapisteelle.

Kuinka Excel-koontinäytöt päivittyvät automaattisesti

Kun olet luonut kojelaudan, sinun ei tarvitse tehdä mitään grafiikan päivittämiseksi. Kaikki näiden kaavioiden ja widgetien tiedot päivittyvät seuraavasti:

  • Tuodut tiedot sisältävät taulukot päivittyvät sinä päivänä, jonka määritit, kun luot ensimmäisen kerran tietojen tuonnin.
  • Mahdolliset lisätaulukot, jotka olet luonut tuotujen taulukkojen tietojen korjaamiseksi tai alustamiseksi, päivittyvät kyseisten taulukoiden uusien tietojen kanssa.
  • Jokainen hallintapaneelin widget päivittyy automaattisesti näyttämään uudet tiedot päivitettyjen taulukoiden sisällä alueille, jotka valitsit luodessasi kyseisiä kaavioita.

Nämä päivitykset tapahtuvat automaattisesti, kunhan Excel on auki.

Kuinka käyttää Excel-koontinäyttöjä

Koontinäyttöjen luominen Excelissä voi olla hyödyllistä monista eri syistä. On kuitenkin tärkeää luoda ne erityistarpeiden perusteella sen sijaan, että yritettäisiin rakentaa yksi kojelauta, joka tekee kaiken.

Esimerkiksi, jos olet myyntipäällikkö ja olet kiinnostunut seuraamaan myyntitiimisi suorituskykyä, myyntipäällikön hallintapaneelin tulisi keskittyä myynnin suorituskykyyn liittyviin keskeisiin suorituskykyindikaattoreihin (KPI).

Tämäntyyppinen kojelauta ei saisi sisältää tietoja, jotka eivät liity myyntituloksiin, tai muuten kojelauta saattaa olla liian sotkuinen. Sotkuinen koontinäyttö vaikeuttaa datasuhteiden ja -mallien näkemistä.

Muita huomioita koontinäyttöjä rakennettaessa:

  • Käytä oikeita kaavioita oikeiden tietojen saamiseksi.
  • Älä käytä liikaa värejä kojelaudassa.
  • Suunnittele koontinäyttö samankaltaisilla tiedoilla ja kaaviotyypeillä yhteisissä lohkoissa.
  • Varmista, että jokainen kaavio näyttää yksinkertaiset tarrat ja että ne eivät ole liian täynnä.
  • Järjestä widgetit tärkeysjärjestykseen tärkeimmät tiedot kojelaudan vasemmassa yläkulmassa.
  • Käytä ehdollista muotoilua varmistaaksesi, että kun numerot ovat huonoja, ne ovat punaisia ​​ja kun ne ovat hyviä, ne ovat vihreitä.

Mikä tärkeintä, käytä luovuutta suunnitellessasi informatiivisia ja mielenkiintoisia kojelautoja.